Wat hoor ik vaak om me heen van ondernemers dat ze het bijhouden van hun administratie erg vervelend, niet leuk, geest dodend en saai vinden. Vaak ook omdat ze niet precies weten hoe het moet, waardoor het blijft liggen en dan aan het eind van het kwartaal opeens in de stress raken omdat dan alles van dat kwartaal nog verwerkt moet worden. handen in het haar, als een gek aan de slag, uren bezig om die bonnen weer bij elkaar te krijgen, alle facturen uit de mail te verzamelen en uren en kilometers via afspraken in de agenda terugrekenen, grote kans dat je geen 100% kloppende administratie krijgt. WAT ZONDE! het kan zoveel makkelijker en eenvoudiger. En als je het steeds bijhoudt, is het niet eens zoveel werk. 

Hieronder een aantal tips om je administratie in control te krijgen en te houden: 

1) Het begint allemaal met de juiste MINDSET!  Waarom zou jij je administratie op orde willen hebben?
Weten wat je kan uitgeven?
Weten wat je nog moet betalen?
Weten wat je winst is?
Weten of jouw doelen behaald gaan worden?
Weten wat je moet afdragen aan de belastingdienst?

Je cijfers geven jou heel erg veel informatie. Maar als jij je administratie niet op orde hebt, heb je er helaas niets aan. Hoe ga jij dan je doelen halen? Door volledig in control te zijn heb je geen zorgen meer over die achterstanden en weet je precies hoe jij ervoor staat. 

Een goede verdeling van je inkomsten is ook erg belangrijk. Zorg ervoor dat van het geld wat binnenkomt gelijk een deel wordt weggezet om later niet in de problemen te komen. Want van dat bedrag wat binnenkomt moet b.v. 21% BTW afgedragen worden, maar ook gem. 20% inkomstenbelasting. Zet dit gelijk weg op een spaarrekening. Hierdoor kom je niet in de problemen als er betaald moet gaan worden. Denk ook goed na over je winst, salaris en reserves, hiervoor kan je ook aparte spaarrekeningen aanmaken. Een systeem hiervoor is Profit First. Hier in een latere blog meer over. 

2) STRUCTUUR 
Bedenk vooraf hoe jij je administratie wil bewaren. Krijg jij naast e-mails ook nog steeds post binnen? Maak een keuze! Of je scant de post in en bewaard alles digitaal, of je print de digitale facturen en doet alles in een map. Persoonlijk, in deze tijd is bijna alles al digitaal dus zou ik zeker aanraden om ook digitaal te werken, scheelt weer een paar mooie bomen :-). 

Hoe je dit het beste kan aanpakken is een map in de Cloud aanmaken genaamd administratie. Klinkt logisch toch? Hieronder maak je mappen aan per jaar, waaronder je weer per kwartaal een map aanmaakt. Op deze manier heb jij altijd per kwartaal alle gegevens bij elkaar. Handig voor je BTW aangifte en eventuele controles. Nu doe ikzelf in een online boekhoudprogramma mijn administratie waarin ook alles is gearchiveerd. Ofwel aan de boeking heb ik de rekening gelijk gekoppeld. En mijn facturen verstuur ik ook vanuit dat programma. Alles bijelkaar. Toch heb ik nog steeds een backup in de Cloud. Nog een TIP: geef je documenten een duidelijke naam; factuurnummer en naam bedrijf. Hierdoor kan je alles heel snel terugvinden.

3) TOOLS 
Om je boekhouding op een goede en gemakkelijke manier bij te houden is het gebruik van een (online) boekhoudprogramma ideaal. Zo werk ik (nu nog) met e-boekhouden.nl maar ga ik over op Moneybird, waarvoor ik ook bijna adviseur ben. Het is makkelijk, geeft je veel inzicht en je BTW aangifte wordt een fluitje van een cent (al is dit anders ook niet erg veel werk als je maar bij bent!). Het maakt het bijhouden van je administratie simpeler en daardoor houd je meer tijd over voor andere dingen. Ja het kost elke maand een x bedrag, maar je krijgt hier wel heel erg veel voor terug. 

4) TIJD EN KILOMETERREGISTRATIE
Naast je financiële administratie is het ook erg belangrijk om je uren en kilometers goed bij te houden. Voldoen aan het urencriterium van 1225 uur vergt een goede reistratie maar daarnaast geeft het je ook veel inzicht. Zelf houd ik dit nu bij in e-boekhouden.nl, maar in veel andere boekhoudprogramma’s is dat niet mogelijk. Dan werkt het prima in Excel. Een vast overzicht maken, met filters en verwijzingen en dan krijg je veel inzicht in je uren. Ook je kilometers kan je op deze manier dan goed bijhouden, zo weet je meteen wat je als kosten mag opvoeren in je administratie. 

5) PLANNING
Ik ben zelf heel erg van de structuur en planning. Zo plan ik elke dag in Nozbe (mijn planningstool) een taak in om mijn administratie bij te werken. Zo kan ik het niet vergeten en het belangrijkste is, nu weet ik nog precies wat ik gedaan heb, wat ik gereden heb, welke facturen er uitgegaan zijn en welke rekeningen ik moet betalen. Het kost me maar een paar minuten en ben gelijk helemaal bij. Heerlijk! Alles staat of valt met het meteen doen van je administratie, want als je het per kwartaal doet heb je nooit een 100% kloppende administratie. Je vergeet vast en zeker een aantal gemaakte kilometers, een bonnetje die nog ergens op een stapel lag of de paar uren die je extra in een avond gemaakt hebt. Kijk wat voor jou het beste werkt, maar ik zou het zeker minimaal per week doen. Door het op een vast moment te doen, word dit een gewoonte en daardoor ook makkelijker. 

TOCH LIEVER UITBESTEDEN?

Denk jij nu na het lezen van bovenstaande, HELP waar moet ik dan beginnen? Ik kan je hierbij op twee manieren helpen. 
1) Het opzetten van je administratie zodat jij het daarna zelf verder kan bijhouden.
2) Het volledig beheren en bijhouden van jouw administratie. 

 Wat kost jij per uur en hoelang ben jij met je administratie bezig? Als jouw uurtarief sowieso al hoger ligt dan een boekhouder of VA, dan behaal je dus sowieso directe winst! De tijd die nu namelijk overblijft kan jij besteden aan klanten. En daarmee verdien je meer dan het kost om je administratie te laten doen 🙂

Hulp nodig of een vraag?

Zeg jij ja tegen uitbesteden of is iets niet duidelijk? Laat het me weten. Een koffiedate kan altijd, hoe drink jij je koffie?